『定期ミーティング』の使い方・設定方法【Zoom】

  • Zoomの定期ミーティングって何?
  • どうやって使うの?
  • 何か気をつけることはある?

Zoomの『定期ミーティング』という設定(機能)について解説します。

あまり使うことはないかもしれませんが、設定方法や注意点など、参考にしてください。

Zoomの『定期ミーティング』とは

定期ミーティングは、『毎週◯曜日の◯時から』など、定期的に開催することが決まっているような会議で活用できる機能です。

定期ミーティングにチェックを入れると設定項目が表示され、『どれくらいの頻度で何回やるか』といったことを設定します。

再実施の選択(毎日・週ごと・毎月)によって、設定の中身が変わります。

『毎日』の設定方法

何日ごとに実施するか決める

『再実施』の項目で、『毎日』を選択。

『次の頻度でリピート』の項目で、何日に1回やるかを決めます。

  • 1日→毎日
  • 2日→2日に1回
  • 15日→15日に1回

選べるのは1〜15まで

期限・回数を決める

『終了日』の項目で、いつまでやるか、何回やるかを決めます。

  • 期限→◯月◯日まで繰り返す(最長50回分先まで)
  • 実施後◯予定項目→◯回やったら終わり(最大20回)

『期限』を選択すると、その日までに合計で何回やることになるのかを計算してくれます。

最大50回先までなので、それより後の日付は選べません。

  • 2日に1回→100日後が最長
  • 15日に1回→750日後が最長

『実施後◯予定項目』で選択できるのは、1〜20。『◯回やったら終わり』となります。

使いやすい方でOK

『週ごと』の設定方法

頻度と曜日を決める

まず『再実施』で『週ごと』を選択。

『次の周期でリピート』で、何週間に1回やるかを決めます(1〜12)。

  • 1週間→毎週
  • 3週間→3週間に1回

『実施』で、曜日を決めます(複数選択可能)。

『隔週の月水金で実施』というような設定もできます。

期限・回数を決める

『終了日』の項目で、いつまでやるか、何回やるかを決めます。

  • 期限→◯月◯日まで繰り返す(最長50回分先まで)
  • 実施後◯予定項目→◯回やったら終わり(最大20回)

試しに『12週間に1回』で期限を設定。

選択できたのは約11年6か月後まで。
回数は表示されませんが、『毎日』と同じく50回分先までが最長になります。

『実施後◯予定項目』で選択できるのは、1〜20。『◯回やったら終わり』です。

『毎月』の設定方法

頻度と日にちを決める

『再実施』で『毎月』を選択。

『次の頻度でリピート』で、何か月に1回やるかを決めます。

  • 1月→毎月
  • 3月→3か月に1回

『実施』で、日程を決めます。

  • 曜日〇末日→その月の〇日
  • 〇回目〇曜日末日→第3火曜日など

頻度を1、実施を15にすると、毎月15日になります。

頻度を3、実施を10なら、3か月ごとの10日に実施。

頻度を2、実施を3回目水曜日にすると、隔月の第3火曜日になります。

期限・回数を決める

『終了日』の項目で、いつまでやるか、何回やるかを決めます。

  • 期限→◯月◯日まで繰り返す(最長50回分先まで)
  • 実施後◯予定項目→◯回やったら終わり(最大20回)

『3か月ごとの15日』で、最長12年6か月後まで設定できました。

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『固定時刻なし』は定期・定例開催

『固定時刻なし』は、日時などを設定しません。

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保存すると、『定期』もしくは『定例開催』とだけ表示されます。

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『いつやるか決まっていないけど、不定期で時々やる会議』を、忘れないように設定しておくような使い方になります。

IDが常に同じなため、一度知らせてしまえば「先日のIDで参加してください」で案内は済みますが、無関係の人に知られないよう管理には注意が必要です。

また、有料プランであればパスコードの変更が可能ですが、そのたびに変更の案内をしなくてはならないため、結局、手間がかかります。

あまり使わないかな

保存後の『表示例』と『編集・削除』

ひとつずつ表示される

設定した内容を保存し、マイページのミーティングに戻ると、このように表示されます。

▼【2月1日から毎週月曜で9回】▼

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▼【3月1日から、頻度を3、終了日を3月31日】▼

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個別に編集・削除できる

設定したミーティングにマウスのカーソルを持っていくと、『開始・編集・削除』が右側に現れます。

それぞれのミーティングを個別に編集・削除することもできますし、すべてを一括で編集・削除することもできます。

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時間・その他の設定も、個別に編集できます。

設定画面の下部からも編集・削除できます。

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『予定項目を全て表示』をクリックすると、一覧が表示されます。

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参加者を招待する

参加者を招待する方法は、通常のミーティングと同じです。

招待状には、すべての日程が記載されます。

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招待メールは、最初の1回しか届きません。

メール内にダウンロードリンクが貼られているので、グーグルカレンダーなどにインポートして、参加者に自分で管理してもらいましょう。

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登録機能との併用(プロ以上)

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『プロ』以上の有料プランを契約すると、『登録』機能を使えるようになります。

定期ミーティングと登録必須を併用したときは、3つの選択肢が示されます。

  • 一回登録したら全部参加OK
  • 参加する会議ごとに全部登録してね
  • 参加する会議を選んで登録してね

定期ミーティングの『メリットとデメリット』

メリット→手間省略

  • 毎回設定しなくてい
  • 忘れ防止

必要な回数分を最初に設定してしまえば、2回目以降は不要。毎回設定する手間を省けます。

また、設定忘れや参加忘れの防止にも役立ちます。

デメリット→セキュリティ

  • IDが同じ
  • パスコードが同じ

IDとパスコードが全て同じというのはメリットでもありますが、セキュリティ的にはデメリット。

第三者の侵入を防ぐために、待機室機能や登録機能(手動承認)の併用をおすすめします。

まとめ

  • 定期的に開催される会議などをまとめて設定できる
  • 何日・何週・何月ごとにやるか決める
  • 期限・回数を決める
  • 個別に編集・削除できる
  • 招待メールは最初だけ
  • IDが同じ

単発の会議に比べて難易度は高いですが、『企画会議は毎週水曜日の午後2時から』『4回連続講座』などには便利な機能です。

ご活用ください。

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