【まとめ】Zoom『事前登録機能』の概要・設定・使い方を解説します【有料プラン】

Zoomの有料プランに加入すると、『事前登録機能』を使えるようになります。

Zoom登録

簡単に言うと『参加者が事前登録→リンク付きメールが返信される』という機能。

今回は、その『概要・設定・使い方』を、まとめてザックリ解説します。

仕組みを理解しましょう

  • 有料プラン限定
  • 参加者に事前登録してもらう
    (名前やメールアドレスを入力)
  • 承認すると登録者にメールが送られる
    (自動承認・手動承認の2種類)
  • メール内のリンクをクリックして参加
  • いろいろ細かく設定できる

Zoom『事前登録機能』の概要と仕組み

有料プラン限定

まず前提として、『プロ』などの有料プラン以上でないと使えません。

ミーティング管理画面から登録を『必須』(有効)にして保存すると、下のほうに設定画面が表示されます。

Zoom登録機能102

参加者に事前登録してもらう

各種設定後、招待メール内のリンクやIDからアクセスすると、登録画面が表示されます。

Zoom登録機能

参加者には、必須項目(&任意項目)を入力のうえ、事前登録をしてもらいます。

管理画面で参加者を確認・承認する

設定を『自動承認』にした場合は、自動的に承認されます。
(承認作業は必要なし)

参加者の登録完了画面にリンクがあり、メールも自動で届きます。

設定を『手動承認』にした場合は、手動での承認作業が必要です

右端の『編集』から登録者を確認し、問題なければ『承認』してください。

承認されるまでは、参加者の登録完了画面も一旦『承認待ち』の状態になります。

参加者(登録者)にメールが送られる

ホスト(管理者)が承認すると、Zoomから参加者(登録者)にメールが送られます。

zoom登録機能

リンクをクリック→参加してもらう

届いたメール内のリンク『ミーティングに参加』をクリック→参加してもらいます。

zoom登録機能

設定項目の場所

有料プランを使うと、設定画面に『登録』が出るようになります。

『必須』にチェックを入れて、他の設定も完了したら『保存』してください。

Zoom登録

登録関係の設定項目は、管理画面の一番下にあります。

Zoom登録機能102

登録者を管理

ここでは、登録者の名前やメールアドレスを把握したり、登録を承認、あるいはキャンセルなどの操作をします。

右端の『表示』をクリック。

すると、登録者の情報が名簿形式で表示されます。

この画面で表示されるのは、必須項目の2つ+登録日だけ。
・登録者
・メールアドレス

登録をキャンセルしたり、メールを再送信したりできます。

『手動承認』にした場合は、承認に関する項目に変わるので、登録者を確認しながら承認作業をします。

登録者の名前をクリックすると、『登録者の詳細』に移動し、さらに詳しい情報を確認できます。

質問の項目を増やすと、入力された内容がすべて載ります(住所・電話番号など)。

『手動承認』や『質問項目の追加』については後述します。

登録オプション

右端の『編集』をクリックすると、各項目の設定画面が表示されます。

zoom登録010

登録に関する大半の項目を、この『登録オプション』内で設定します。

自動承認

登録承認自動

参加者が登録すると自動的に承認されて、パスコードや参加リンク入りのメールが送られます。

登録機能自動承認登録者管理

承認する手間が省けて楽ですが、誰が登録しても承認されてしまうため、基本的には手動承認の方が安全です。

登録者一覧を確認して、怪しい人だったら『登録をキャンセル』で強制削除できます。

手動承認

登録承認手動

参加者が登録すると、一旦『保留』の状態になります。

登録機能登録者管理

登録者を管理する画面で『承認』すると、参加者にミーティングの情報が送信されます。

登録者を管理承認

怪しい人の侵入を防ぐことができますが、人数が多いほど手間はかかります。

100人とか大変です

誰かが登録した時にホストにメールを送信

誰かが登録すると、そのたびにメールで通知が届きます。

登録ホストにメール

通知がうっとうしいのでオフをオススメしますが、承認を急ぐ場合や、忘れずに承認したい時などには有効な機能かもしれません。

イベントの日の後に登録を締め切る

イベント日の後に登録できなくなります。

登録イベント日の後

イベント日を過ぎてから登録しようとすると、『ミーティングは終了しました。現在、登録できません。』と表示されます。

無効になる時間はハッキリせず、ミーティング終了後(所要時間経過後)も登録可能だったり、日付が変わる前でも無効になったりします。

終了から12時間が経過しても登録できたり…

登録者数を制限

登録者数を制限することができます。

登録者数を制限

たとえば50人で設定すると、51人目は登録できません。
(『受付は終了しました』と表示されます)

また、契約しているプランの上限を超える人数を入力すると、警告文が出ます。
(設定の保存は可能です)

登録自体も契約人数以上が可能だったと思います(最後に試したのが2020年)

複数のデバイスからの参加者の参加を許可

『同じ登録済みリンク』を使って、複数のデバイスから参加できるようになります。

  1. Aさんのパソコン
  2. Bさんのパソコン
  3. Cさんのスマホ
登録複数のデバイスからの参加

使い方としては、こんな場合に有効です。

  • たくさん参加してほしい
    →でも全員に登録してもらうのは大変
    →メアド知らないから登録招待もできないし
    →信用できる人に代表で登録してもらおう
    →その人から知人や友人に拡散してもらおう

有料のセミナーなどでは、許可しない方がいいです。
(リンクを共有して不正をされてしまう可能性があるため)

登録ページにソーシャルシェアボタンを表示

登録ページにSNS等のシェアボタンが表示されます。

登録シェアボタン

参加者がアイコンをクリックすると、ログイン画面やメールフォームが開き、各媒体で登録リンクがシェアされます。

これも、たくさんの人に参加してほしい時に有効です。

質問

『左』のボックスにチェックを入れると、登録時に入力してもらう項目を追加することができます。

『右』のボックスにチェックを入れると、追加した項目が『入力必須』になります。

全部追加すると大変なので、本当に必要な項目だけにしましょう。

カスタムの質問

『新しい質問』をクリックして、オリジナルの質問を作成・追加することができます。

『短い回答』を作成すると、記述式の質問が追加されます。

『単一回答』を作成すると、選択式の質問が追加されます。

メール設定

メール言語を選択

相手が日本でもアメリカでも、指定した言語でメールが送信されます。

メール連絡先

登録完了後の『確認メール』に記載される『質問先』のアドレスが変更されます。

登録者への確認メール

登録完了後の『確認メール』の内容をカスタマイズすることができます。

件名を自由に変えられたり、メール本文に情報を追加することもできます。

ブランディング(バナー・ロゴ)

バナーとロゴをアップロードすると、『登録ページ』や『承認後の招待メール』に画像が表示されます。

企業や団体の宣伝に使ったりできます

また、説明を追加することで、視覚障害のある参加者に対しても知らせることが可能になります。

その他

解除するとリンク先が登録ページではなくなる

『登録設定』を解除すると、『登録設定のときに招待メールを受け取っていた人』がリンクをクリックしても、リンク先は『登録ページではなくなります』。

つまり、登録設定を切り替えても『リンクの文字列は同じまま』で、『登録ページに飛ぶか飛ばないか』が変わります。

開催中は解除できない

ミーティング開催中は『基本設定の部分を編集できない』ため、登録そのものの設定を解除できません

もし解除したいのであれば、一旦ミーティングを終了する必要があります。

すでにたくさん入室してしまっていたら、そのままにしておいた方が無難です。

登録の中身に関する設定は、開催中でも編集可能です。

削除後は登録リンクが無効になる

ミーティングが削除されると、登録リンクをクリックしても無効になります。
(終了しただけだと、登録できる状態のまま)

まとめ

  • 有料プラン限定
  • 参加者に事前登録してもらう
    (名前やメールアドレスを入力)
  • 承認すると登録者にメールが送られる
    (自動承認・手動承認の2種類)
  • メール内のリンクをクリックして参加
  • いろいろ細かく設定できる

各設定の詳しい中身については、別の記事で解説します。

ちなみに、「登録できない」「メールが届かない」といったことが時々あります。

よくあるトラブルと対処法についても、別の記事で解説します。